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Tudo o que você quer saber sobre o eSocial

14/05/2014

O eSocial ainda não entrou em vigor, mas é uma dor de cabeça para as empresas. As dúvidas sobre os pontos do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (nome oficial) são cada vez mais frequentes, principalmente no que diz respeito aos direitos dos trabalhadores. Mesmo não tendo trazido novidades do ponto de vista da legislação trabalhista e previdenciária, e em fase de elaboração, as mudanças nas rotinas empresariais, em especial os setores de contabilidade e de recursos humanos, já são sentidas. E não é para menos. O eSocial promete vir para garantir o cumprimento das leis ao pé da letra, o que, em meio à políticas empresariais que possibilitam acordos e flexibilidades, pode representar alterações profundas. O JC Contabilidade selecionou algumas das dúvidas mais frequentes e ouviu especialistas na tentativa de tornar essa ferramenta mais acessível a todos. Quem deve se adaptar O eSocial é a escrituração digital da folha de pagamento e das obrigações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relativas a todo e qualquer vínculo trabalhista. O projeto tem por objeto as informações relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício. Assim, todos os empregadores, sejam eles pessoas jurídicas ou físicas, devem adaptar-se à novidade. O contador Ricardo Kerkhoff, consultor na área de Tecnologia da Informação, adverte que todo o empregador tem as mesmas obrigações perante o sistema. Contudo, as pessoas físicas, os MEIs (microempreendedores individuais) e os pequenos produtores rurais, em função de suas demandas, não necessitam de sistemas próprios para atenderem às obrigações do projeto. Eles podem realizá-las junto ao portal do eSocial na internet, lembra. Unificação das informações O eSocial unifica as informações hoje prestadas em separado aos órgãos envolvidos: Ministério do Trabalho e Emprego, Receita Federal , Previdência Social, Caixa Econômica Federal e Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). A prestação uma única vez das informações tende a diminuir o número de divergências entre os dados repassados às instâncias e garantir agilidade no andamento dos processos. Antes mesmo da regulamentação do sistema, os empregadores podem reunir e adequar as informações da empresa e de seus colaboradores. É preciso ficar atento ao acúmulo de obrigações empresariais, como, por exemplo, a indicação se o empregado contratado utilizou recursos do FGTS e o tempo pelo qual o empregado ficará afastado de suas atividades em caso de acidentes ou doença. Mudanças na vida do trabalhador Um dos objetivos do eSocial é garantir que os direitos trabalhistas e previdenciários dos empregados sejam por eles usufruídos, define o auditor-fiscal do Ministério do Trabalho em Caxias do Sul, Vanius João de Araújo Corte. Os trabalhadores devem gozar de maior agilidade no processo de aposentadoria e passar a ter seus direitos previdenciários e trabalhistas mais respeitados. Segundo o auditor-fiscal do Trabalho, com o eSocial, todos os fatos importantes da vida laboral do trabalhador ficarão registrados e estarão disponíveis quando necessário, não precisando mais a busca dessas informações em arquivos das empresas. Ricardo Kerkhoff conta que há rumores de que o Programa de Integração Social (PIS) será extinto e gradativamente substituído pelo CPF, porém nada oficial ainda. Mudanças na rotina das empresas O sistema se aplica a todos os empregadores, independente do porte empresarial. As organizações e os contadores ganham, principalmente, com os ajustes nos processos internos, com a redução das obrigações acessórias - a partir da substituição de aproximadamente 40 eventos periódicos e não periódicos - e com o armazenamento de mais de 2 mil informações pelo governo. Os especialistas afirmam que não será mais possível manter a prática de aguardar até o final do mês, no fechamento da folha de pagamento, para trocar as informações entre os diversos setores da organização. Com o eSocial deixará de ser necessário, por exemplo, o envio de Rais, Cageds, Dirf, CAT e outras informações, que estarão unificadas neste canal único, explica o auditor-fiscal do Ministério do Trabalho em Caxias do Sul, Vanius João de Araújo Corte. Atenção ao cronograma A Receita Federal do Brasil (RFB) divulgou a alteração do período inicial, em março deste ano, para que as empresas de porte grande, médio e pequenos iniciem a adaptação ao sistema, tendo em vista a proteção das diversas integrações do sistema, como guias de recolhimento, substituição das obrigações atuais, unificação dos procedimentos. Com isso, segundo o cronograma, as empresas do Lucro Real devem iniciar a transmissão do eSocial a partir do mês de outubro de 2014, substituindo as guias de recolhimento a partir de janeiro de 2015. Todas as empresas menores passarão a ter que informar o eSocial apenas em janeiro do ano que vem. Contudo, pesquisa da Wolters Kluwer Prosoft estima que 39% das empresas contábeis brasileiras sequer começaram a desenvolver estudos e estratégias para adaptar-se à nova realidade. Fiscalização e autuações A fiscalização e as autuações envolvendo o eSocial merecem atenção redobrada. É fundamental conduzir o empresário para o entendimento de que, legalmente, todo e qualquer projeto do Sped tem caráter declaratório e, portanto, de confissão, alerta o contador Ricardo Kerkhoff. Para ele, somente isso acaba por abreviar pelo menos duas etapas dos processos de fiscalização tais como conhecemos hoje: intimação para comprovação e prazo para se adequar. Esses dois processos serão extintos, uma vez que os órgãos responsáveis já irão dispor das informações fornecidas pelo eSocial. Tudo indica que, ao apresentar os dados, o próprio sistema fará o cruzamento e, caso haja divergência e intimação, as acusará. Posteriormente, em caso de abertura de processo administrativo ou judicial, os trâmites continuam sendo os mesmos. Férias e banco de horas A exigência de mais transparência no que diz respeito às férias do trabalhador pode assustar, mas, novamente, o eSocial não traz alterações na legislação, apenas cobra sua aplicação na íntegra. O direito do trabalhador de gozar de um período de 30 dias de férias anuais não será modificado. As empresas devem respeitar a obrigatoriedade de enviar a comunicação prévia do aviso de férias 30 dias antes da data de concessão. Será impossível negociar o pagamento de mais de 10 dias do período. O parcelamento dos dias de descanso será permitido apenas em casos excepcionais, como já previa o artigo 134 da Consolidação da Legislação Trabalhista (CLT). Com isso, a divisão dos 30 dias em dois ou mais períodos durante o ano indiscriminadamente, prática corriqueira entre empregadores e empregados, está com os dias contados. Conforme o contador Ricardo Kerkhoff, o impacto nas férias dos trabalhadores é mais cultural do que legal. No meu entendimento, preciso concordar que se trata de uma espécie de mau-legado em termos de procedimentos, admite Kerkhoff. As empresas devem ficar atentas ao informar as férias já concedidas ao empregado dentro do programa do eSocial. Na fase cadastral do projeto, prevista para o registro e complementação das informações relativas às movimentações de folha, será possível a comunicação desses dados. Após, não mais, conforme prevê a legislação em vigor, que não é efetivamente respeitada, diz Kerkhoff. O uso de banco de horas continua sendo permitido, sendo que é preciso especial atenção aos acordos coletivos e de sindicatos, pois não são todas as categorias funcionais que têm possibilidade de utilização da ferramenta. É possível a movimentação de saldos, compensações e pagamentos de horas extras provenientes de banco de horas, segundo o Manual do eSocial versão 1.1, de janeiro de 2014. Os eventos que possibilitam os controles e movimentações de banco de horas podem ser verificados na Tabela 3 do manual, campos 1004, 9906 e 9907, entre outros. Medicina do Trabalho No que tange às resoluções de Segurança e Medicina do Trabalho, a mudança será a implementação de procedimentos e controles que permitam maior fiscalização sobre as empresas de que a legislação vigente seja atendida. Empresas e instituições que contemplam empregados deverão elaborar e implantar o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (Pcmso) com objetivo de promover e preservar a saúde da equipe. O auditor-fiscal do Ministério do Trabalho em Caxias do Sul, Vanius João de Araújo Corte, enfatiza que as organizações permanecem obrigadas a submeter os empregados aos exames previstos no Pcmso e a emitir os atestados de saúde ocupacional (ASO), a manter o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais e a fornecer os equipamentos de proteção individual. A única diferença é que elas terão que prestar essas informações no eSocial, não mais bastando o controle interno, destaca. O contador Sérgio Cardeal, especializado em empregadores domésticos, adverte que, pelo menos por enquanto, a categoria não tem de cumprir obrigações médicas, o que pode vir a mudar no futuro. O contador Ricardo Kerkhoff informa que o atestado de saúde ocupacional deverá ser realizado nos seguintes casos: - Admissional: Deverá ser realizada antes que o trabalhador assuma suas atividades; - Periódico: De acordo com os intervalos previsto pela NR 7; - Retorno ao Trabalho: Obrigatoriamente no primeiro dia da volta ao trabalho de trabalhador ausente por período igual ou superior a 30 dias por motivo de doença ou acidente, de natureza ocupacional ou não, ou parto; - Mudança de Função: Obrigatoriamente realizada antes da data da mudança de função, posto de trabalho ou de setor que implique a exposição de agentes nocivos diferente daquele a que estava exposto antes da mudança; - Demissional: Obrigatoriamente desde que o último exame médico ocupacional tenha sido realizado há mais de 135 dias para as empresas de grau de risco 1 e 2 ou 90 dias para as empresas de grau de risco 3 e 4. Em todos os tipos de exame ocupacional, será obrigatório o registro no eSocial, através do evento atestado de saúde ocupacional S-2280, com o detalhamento do médico responsável, número do registro (CRM), exames realizados etc.

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